Entegre sipariş ve satınalma modülü, firmaların satınalma operasyonlarını yönetmek için gerekli tüm araçları içerir. Modül sayesinde doğru malzeme ve yedek parçaların, doğru tedarikçilerden, doğru termin ve sipariş miktarları ile sipariş edilmesi sağlanır.
Tedarikçilerin teslimat ve kalite performansları takip edilir. Tedarikçilerle yapılan anlaşmalar sisteme tanıtılıp sipariş taleplerinin bu anlaşılan fiyat ve koşullarda yapılması sağlanır.
Satınalma talepleri, fiyat teklifleri ve satınalma siparişleri, tedarikçi bilgileri, işlemler ve stok hareketleri kayıt altına alınarak satınalma süreçlerinin izlenebilirliği ve etkin yönetimi sağlanır.
Farklı tedarikçilerin verdiği fiyat, indirim ve ödeme koşullarının takibi, kullanıcılara satınalma kararlarında destek olur. Süreçlerin standart hale gelmesi, onay mekanizmaları ve evrak akışının elektronik ortama taşınması ise zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
- Satınalma işlemlerinin tüm aşamalarının izlenebilmesi sağlanır.
- Satınalma taleplerinin elektronik ortamda takibini sağlayacak onay mekanizmaları kurulabilir.
- Tedarikçilere kolay ve hızlı teklif formları hazırlanması imkanı verir.
- Malzeme tedariğinin bütçe bazlı yürütülebilmesi sağlanır.
- Gelen tekliflerin kayıt altına alınarak, teklif mukayese formları hazırlanır.
- Tedarikçileri yakından izleyerek teknik dokümanların satınalma departmanı ve diğer bölümler ile paylaşılmasını sağlar.
- Sipariş, talep, depo girişi gibi formlar yeniden tasarlanabilir, her uygulama için birden fazla form kullanılabilir.
Satınalma Talepleri
‘Talep Yönetimi’ işletme içi siparişleri ile ilgili ihtiyaç duyulan malzemelerin ihtiyaç miktarları, ne zaman gerektiği, ne şekilde karşılanacağı ve nerde kullanılacağı gibi bilgiler ilgili birimlere kolaylıkla iletilir. Onaylanan talepleri temin etmek için satınalma süreçleri başlatılır.
- Kullanıcılar bir ürün veya hizmet alımı için Satınalma Talep Formu doldururlar ve onaya gönderirler.
- Talep formları sistemde belirlenen yetkililerce onaylanır.
- Onay işlemleri tamamlanınca talep eden kişiye ve satınalma yetkilisine bildirim yapılır.
Teklif İsteme
- Satınalma yetkilisi, onaylanan satınalma talebi üzerinden seçtiği tedarikçilere e-mail veya faks yoluyla sistem tarafından otomatik hazırlanan teklif isteme formlarını gönderir.
Gelen Teklifler
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri tüm detaylarıyla sisteme kaydedilir ve raporlanır.
- Otomatik hazırlanan teklif mukayese ekranlarından en uygun teklif seçilir.
Satınalma Siparişi
- Seçilen teklifler satınalma siparişlerine otomatik aktarıılır ve onaya gönderilir.
- Onaylanan satınalma siparişleri e-mail veya faks ile tedarikçi firmaya gönderilir.
Tedarikçi Değerlendirme
- Tedarikçiler için periyodik olarak değerlendirme raporları hazırlanabilir.
Raporlar
- Satınalma işlemlerine ait tüm aşamalar ile ilgili çeşitli raporlar alınabilir.
- Talep numaralı Talep, teklif istek, gelen teklif, satınalma siparişi listeleri,
- Mukayeseli teklifler raporu,
- Malzeme talep analizleri,
- Tedarikçi analizleri,
- Malzeme satınalma hareketleri,
- Satın alınan ürün listeleri,
Tedarikçi Fiyat Listeleri
- Tedarikçi firmalardan gelen fiyat bilgileri dönemsel olarak sistemde saklanır ve raporlanabilir.